De longtail niet langer angstaanjagend
Optimalisatie van de inkoop en vermindering van leveranciers in specialemachinebouw
Elke koper kent het probleem: om de interne inspanningen in de inkoop onder controle te houden, zijn verschillende opties beschikbaar, zoals de standaardisatie van producten, fabrikanten en uiteindelijk leveranciers. Maar als de selectie van de componenten in te sterke mate is verminderd, klagen de gespecialiseerde afdelingen. Bouwer van speciale machines ruhlamat heeft daarom in samenspraak met itsme besloten om onafhankelijk verder te gaan.
Door de niet te stoppen trend naar een steeds geautomatiseerder productielandschap is er een onvermijdelijke stijging van complexiteit binnen bedrijven. De reikwijdte van de diensten die door machines en systemen worden uitgevoerd, neemt toe: extra sensoren registreren statusgegevens en geven deze door, communicatiemodules verbinden machines met netwerken op een hoger niveau en zowel operationele activiteiten als onderhoud vinden steeds vaker niet in de fabriek plaats. In sommige gevallen kan software, in combinatie met gestandaardiseerde en uniforme hardware, een breed scala aan functies uitvoeren.
Maar software lost slechts een deel van de uitdaging op. Op veel terreinen van machine- en fabrieksbouw is deze manier van omgaan met complexiteit geen optie. Wat binnen specialemachinebouw nodig is, zijn klantspecifieke speciale oplossingen die alleen door hardware kunnen worden geboden. Bij het overwegen van het aanpassen van lineaire overdrachtssystemen, handmatige werkstations of testsystemen is dit alleen mogelijk met de juiste interactie tussen hardware en software – zoals bij ruhlamat GmbH uit Marksuhl nabij Eisenach (Duitsland).
ruhlamat wordt gewaardeerd voor specialemachinebouw
Gestandaardiseerde turnkey oplossingen en systemen voor de medische en verpakkingsindustrie, evenals machines voor de personalisatie van identiteitskaarten en paspoorten maken deel uit van het bedrijfsportfolio. Het zijn echter juist de klanten uit de auto- en elektronica-industrie die zeer specifieke oplossingen verwachten uit Thüringen. Het bedrijf scoort echt bij deze bedrijven als het aankomt op speciale machines. Terwijl bijvoorbeeld in de verpakkingsindustrie batches van 10 tot 50 machines worden besteld, ontwikkelen onze engineers en mechatronica-engineers assemblage- en automatiseringssystemen voor zeer geautomatiseerde klantbedrijven, afgestemd op elk individueel geval. In dit segment verlaten geen twee identieke machines de fabriek. Extra oorzaken van complexiteit zijn de speciale fabrieksnormen en leverancierslijsten van de belangrijkste klanten van ruhlamat. Het doel is om kwaliteit, beschikbaarheid en leveringssnelheid te garanderen, of eenvoudigweg om ervoor te zorgen dat de geïnstalleerde componenten afkomstig zijn uit het eigen portfolio van de groep.
De andere kant van individualiteit
Om te voldoen aan de individuele productievereisten heeft ruhlamat hoge operationele kosten. Dit geldt met name voor de zogenaamde longtail, dus producten, productgroepen of fabrikanten, die, hoewel ze maar één bestelartikel hebben, of slechts een paar, niettemin voor een aanzienlijk deel van de operationele kosten zorgen. Exotische producten moeten immers technisch gepland en goedgekeurd worden door de afdeling Inkoop. Het is ook essentieel om positieve werkrelaties te creëren en te onderhouden, zelfs met leveranciers met wie zelden contact is, of het nu vijf keer of slechts één keer per jaar is. Of om het uit te drukken volgens het Pareto-principe: men kan ervan uitgaan dat ongeveer 20% van de vereisten verantwoordelijk is voor 80% van de inspanningen. Daarom is het een essentiële taak, vooral bij inkoop, om de stijgende kosten gekoppeld aan verhoogde productindividualiteit onder controle te houden.
Long tail, long-tail of longtail (of long runner)
De term vertegenwoordigt het gebruikelijke resultaat van een commerciële ABC-analyse voor de geclusterde presentatie van orderposities per artikel. Terwijl de ‘top-turners’ als blok aan de linkerkant domineren, wordt de curve aan de rechterkant een steeds verder uitgestrekte, lange staart.
Optimalisatie van C-onderdelen als eerste gezamenlijke stap
Nadat in de bredere context de standaardisatie van de ingebouwde componenten als onwenselijk werd beschouwd, zocht ruhlamat naar andere manieren om te optimaliseren.
Vanwege de toenemende omzetting van onderwerpgerelateerd gebruik van assemblagefaciliteiten (OEM-productie, chipkaartgebied, automotive-industrie, elektra-werkplaats) naar flexibiliteit ten gunste van grote projecten, was er toch al een aanpassing van de voorraadniveaus nodig. Het voorkeursidee was een lean-proces voor C-onderdelen (kleine onderdelen, waarvan de waarde tussen 8 en 12 euro ligt, en die vaak niet worden vermeld bij de exacte eenheid in de onderdelenlijsten). De uitvoer van dit project met behulp van producten van een enkele fabrikant, mogelijk met tientallen verschillende leveringspartners, werd in een vroeg stadium afgewezen. Dus een partner met de grootst mogelijke leveringsportfolio was vereist.
“Als eerste stap hebben we gekeken naar de onderdelenlijsten, bestelfrequenties en leverancierslijsten en we realiseerden ons zeer snel dat de leveringsportfolio van itsme bijna al onze opslag op locatie van 1.200 producten dekt”
zo beschrijft inkoper Enrico Dornack, als verantwoordelijke van het project, de procedure.
Na verschillende rondes is het ‘opslag-op-locatieproces’ voor permanente beschikbaarheid, dat al sinds januari 2016 gaande was, opgezet op basis van onder meer nieuwe planken en bakken en een KanBan-kaartsysteem en dit loopt goed zonder de noodzaak van herroepingsdocumenten. Daarnaast zorgt het gestroomlijnde inkoopproces (automatische vrijgave van orders, volledige gegevensvergelijking, geen orderbevestigingen, collectieve factuur enz.) ervoor dat er meer middelen voor ruhlamat over blijven voor de inkoop van A- en B-onderdelen.
Pooling van gekochte onderdelen – van 300 naar 1
Na de succesvolle uitvoer van het opslag-op-locatieproject, werden de elektrotechnische en mechanische onderdelen – circa 1.500 A- en B-materialen – ook getest op mogelijke levering via Schultz+Erbse. Grotere fabrikantpakketten met een hoog vraagvolume van verschillende artikelen werden achtereenvolgens gecontroleerd en getest in blokken en, indien van toepassing, omgezet. Tegelijkertijd vonden steeds meer sporadische vragen, enkele artikelen en speciale fabrikanten hun weg naar de gewone dagelijkse werkzaamheden, de zogenaamde ‘longtail’. Dit heeft ertoe geleid dat ruhlamat (opslag op locatie en normale bedrijfsvoering samen) artikelen koopt van meer dan 300 verschillende fabrikanten via itsme sinds het begin van het partnerschap.
Een zeer bekende ontwikkeling voor het team op de vestiging van itsme in Leipzig, geleid door vestigingsmanager Michael Dietrich:
“Zo’n ontwikkeling is vrij typisch voor onze klanten, vooral bij industriële eindgebruikers of specialemachinebouwers zoals ruhlamat. Dit is precies waar onze kracht ligt: We combineren de toegevoegde waarde van technisch advies met een uiterst flexibele inkoop.”
Michael Dietrich, internal sales-medewerker en vanaf het begin toevertrouwd met de ondersteuning van ruhlamat, voegt hieraan toe:
“Speciale verzoeken zijn dagelijkse kost. Ons voordeel is dat we flexibel kunnen zijn bij het leveren van elk onderdeel dat nodig is voor klanten zoals ruhlamat”.
Streamer:
“Zo’n ontwikkeling is vrij typisch voor onze klanten, vooral bij industriële eindgebruikers of specialemachinebouwers zoals ruhlamat. Dit is precies waar onze kracht ligt”
Soms levert minder juist meer op
“Producten onder een drempel van € 20.000 per jaar worden nu samengebundeld bij itsme. Dit biedt verschillende voordelen voor onze bedrijfsvoering”
legt Dornack uit. Collega’s hoeven bijvoorbeeld niet langer zoveel orderprocessen te beheren of zoveel leveringsnota en facturen te controleren en te verwerken, en de relevante documenten zijn gestandaardiseerd.
“Een groot voordeel is ook dat leverancierszorg veel minder nodig is en dat het standaardrisico van een aankoop van ons naar itsme is verplaatst”
aldus zijn collega bij inkoop, Gloria-Helen Mann. Zij benadrukt dat het nog steeds nodig kan zijn dat er tijdens het proces contact wordt opgenomen met de fabrikanten.
“Onze collega’s van de afdeling Planning en Ontwikkeling houden het eerste contact en kunnen de optimale componenten voor onze speciale machines en systemen selecteren.”
Dornack voegt nog een positieve conclusie toe:
“Itsme e wordt steeds vaker betrokken bij het begin van het bestelproces. Op dit gebied helpen hun technische expertise en aanzienlijk grotere netwerk veel. Dit is een win-winsituatie voor alle betrokkenen.”
Het nauwe partnerschap komt ook duidelijk naar voren in de cijfers: Het jaarlijkse handelsvolume tussen ruhlamat en itsme is toegenomen met factor 15 in de jaren 2014 tot 2018. De ontwikkeling van jaarlijkse orders (van ongeveer 230 tot 550) en orderposities (van ongeveer 1.500 tot 8.800) in dezelfde periode geeft ook een duidelijk beeld.
Streamer:
“Itsme wordt steeds vaker betrokken bij het begin van het bestelproces. Op dit gebied helpen hun technische expertise en aanzienlijk grotere netwerk veel. Dit is een win-winsituatie voor alle betrokkenen.”
Veel bereikt en nog veel op de planning
Hoewel dit project uiteraard alleen winnaars heeft, betekent leveranciersbundeling ook een grote verantwoordelijkheid voor de toekomst. Volgens het motto ‘stilstand is achteruitgang’, wordt een optimale levering voor ruhlamat gegarandeerd door veel gemeenschappelijke uitwisseling van informatie op hoog niveau. Het is al duidelijk dat elektronisch gecontroleerde inkoopprocessen in de toekomst de activiteiten verder zullen vereenvoudigen. Dornack beschrijft één project van vele: “We zullen binnenkort een project aanpakken om een geautomatiseerd inkoopproces op te bouwen, en dat hopelijk opnieuw binnen het kader van een goed partnerschap.” En bij itsme zijn de pijlen ook op de toekomst gericht. Nieuwe ERP-softwaretools worden geïmplementeerd en processen worden vernieuwd, vooral dankzij de bevindingen van nauwe partnerschappen met klanten zoals ruhlamat.
